Op lichtsnelheid

De hele dag zit ik in Microsoft Word. Dus zocht ik nieuwe manieren om daar efficiënter mee te werken. Al deze tips zijn getest in Word 2007, maar de meeste zullen ook werken in andere versies.

1. Superselecteren
Dubbelklikken in Word selecteert het hele woord, dat wist je waarschijnlijk al. Misschien had je ook al door dat drie keer snel klikken een hele paragraaf selecteert. En als je een zin wilt selecteren, dan druk je op de Ctrl-toets terwijl je op een woord in die zin klikt. maar wist je dat je ook verticaal kunt selecteren?

Stel dat je een genummerde lijst hebt gemaakt en je wilt de nummers weer weg, of je wil voor de lol en voor de kunst zien wat er gebeurt als je de rechtse twee centimeters van een paragraaf verwijdert. Hou dan de Alt-toets ingedrukt en sleep een kader zoals je dat anders zou doen. Alleen de letters in het kader zijn nu geselecteerd.

2. Je laatste actie herhalen
De toetsencombinatie Ctrl+z is zowat de handigste die je ooit geleerd hebt: ze maakt namelijk je laatste flater ongedaan. Iets meer aan de obscure kant is de herhaaltoets. Druk op F4 en je laatste actie wordt herhaald. Handig als je dezelfde zin of paragraaf een paar keer moet plakken of verwijderen, of wanneer je een bepaalde opmaak over meerdere paragrafen wil spreiden.

3. Koffiepauze houden
Deze is vooral handig voor mensen die lange teksten nalezen. Het is gezond om af en toe recht te staan en bijvoorbeeld een kop koffie te halen. Zo krijg je geen slechte rug of andere kantoorziektes.

Sluit je daarbij je document, dan hoef je bij het heropenen maar op Shift+F5 te drukken om terug te gaan naar de plek waar je gestopt was. Trouwens, met de toetsencombinatie Ctrl+Home ga je rechtstreeks naar het begin van je document en met Ctrl+End kom je aan het einde terecht.

4. Weg met knippen en plakken
De combinatie Ctrl+c en Ctrl+v, oftewel knippen en plakken, is in bepaalde kringen bijzonder bekend. Maar hoe handig ze ook is: je hebt ze niet eens altijd nodig. Zet je tekstcursor in de paragraaf die je wil verhuizen en druk zowel de Shift- als de Alt-toets in. Je kunt nu met de pijltjes naar boven en beneden de hele paragraaf verplaatsen. Trouwens, met Ctrl+e centreer je de paragraaf, en met Ctrl+l en Ctrl+r lijn je hem links of rechts uit.

5. Ik kies zelf wel waar ik opsla
Word slaat documenten automatisch op in Mijn documenten. Handig thuis, maar minder handig als je het bestand op kantoor liever op een centrale opslagplaats bewaart. Gelukkig kun je de standaardmap veranderen om bestanden in op te slaan.

Ga naar het venster Opties. In oudere versies staat dat in het menu Extra; vanaf Word 2003 klik je op de Officeknop en zoek je onderaan rechts de knop Opties voor Word. Klik nu het tabblad Opslaan open en verander daar de map achter Standaardbestandslocatie. Sluit de opties en herstart Word.

6. Beelden waar jij ze wil
Word lijkt niet altijd even graag samen te werken met beeldjes. Voeg je een beeld in, dan zal het programma de bijhorende tekst zonder pardon naar beneden schuiven.

Wil je dat je beeld mooi in het midden van de tekst staat, dan heb je zogenaamde terugloopstijlen nodig. Rechtsklik op het beeld en kies Afbeelding opmaken. In het tabblad indeling kies je exact wat de tekst moet doen en waar je beeld ergens in de tekst hoort te komen.

7. Word als encyclopedie
Het overkomt me wel eens dat ik het eindwerk van een familielid moet nalezen, "omdat ik iets met taal doe". Dat levert mij karmapunten op, maar soms zit er ook een onderwerp bij waar ik niets van af weet. Zoals wiskunde.

Wil je toch een beetje weten wat bepaalde woorden in een tekst betekenen, dan kun je ze rechtstreeks vanuit Word opzoeken. Rechtsklik op een woord en kies Opzoeken. In de nieuwe zijkolom van Word krijg je onder meer vertalingen, synoniemen en een woordenboek.

8. Doe het met stijl
Je kunt Zoeken en vervangen gebruiken om bijvoorbeeld alle vetgedrukte woorden in je document te vervangen door cursief gedrukte woorden, maar dat is nogal omslachtig. Het gaat in de nieuwere versies van Word veel sneller met het venster Stijlen.

Open het venster door op het pijltje onder aan het kader Stijlen in je menubalk te drukken. Zoek nu de stijl die je wil veranderen, bijvoorbeeld vet. Rechtsklik en kies Alle xx items selecteren. Daarbij is xx de hoeveelheid woorden en tekststukken die in die stijl staan. Nu kun je al die woorden netjes in de stijl van je keuze zetten.

9. Wordrobot
Niks zo handig als een macro om dagelijkse handelingen te automatiseren. In nieuwere Word-versies moet je daar wel een beetje moeite voor doen.

Zoek om te beginnen het tabblad Ontwikkelaars. Heb je dit niet, klik dan op de Officeknop en open Opties voor Word. In het tabblad Populair vind je een vakje naast Tabblad voor ontwikeklaars weergeven. Vink het aan en je krijgt een hoop nieuwe opties in je lint. Helemaal links staat de handigste: Macro opnemen. Klik erop, geef het ding een naam en maak je klaar om je handeling uit te voeren.

Zodra je op ok drukt verandert je cursor in een cassette en ben je je handelingen aan het opnemen. Ik wil bijvoorbeeld een macro om dubbele spaties weg te halen. Daarvoor ga ik in opnamemodus naar Zoeken en vervangen en laat ik alle dubbele spaties vervangen door een enkele. Klik in het tabblad Ontwikkelaars op Opname stoppen wanneer je klaar bent.

10. Snelle toegang
Links boven je lint staat de werkbalk Snelle toegang. Die is handig voor knoppen die je echt vaak nodig hebt omdat hij altijd bereikbaar is, onafhankelijk van het tabblad waarin je lint staat. Rechtsklik erop en kies Werkbalk snelle toegang aanpassen om er knoppen aan toe te voegen.

Ik heb bijvoorbeeld de macro’s die ik in de vorige tip gemaakt heb op mijn werkbalk staan. Zoek ze in de rechterkolom en sleep ze naar de linkerkolom. Selecteer je macro daar en klik op wijzigen om hem een eigen icoontje te geven. Kwestie van hem snel terug te vinden.

Bron: IT-Professional 17 oktober 2011 | Els Bellens