1. Snelle stappen

Nieuw in Outlook 2010 zijn de Snelle stappen. Dit zijn opties waarmee je in één keer meerdere handelingen kunt verrichten. Wil je bijvoorbeeld na het beantwoorden van een e-mail deze direct verwijderen? Normaal gesproken voer je hiervoor twee handelingen uit: eerst beantwoorden en vervolgens verwijderen. Met een Snelle stap worden deze acties gecombineerd in één knop. Je vindt de Snelle Stappen bovenaan het hoofdvenster van Outlook.

Kies bovenin Outlook voor Snelle stappen beheren om nieuwe stappen te configureren. Hierna kun je uit één of meerdere acties kiezen die moeten uitgevoerd wanneer je op de snelle stap klikt. Je kunt hier zelf een naam bedenken voor de stap of eventueel eerder specificeerde Snelle stappen bewerken.

2. Weergavehandigheidjes

Standaard is de vormgeving van Outlook 2010 al een enorme verbetering ten opzichte van eerdere versies, maar met deze twee handigheidjes kun je Outlook nog wat verder ‘tweaken’.

De eerste truc is om de agenda van Outlook ook weeknummers weer te laten geven. Dit kun je aanzetten door naar Bestand te gaan en vervolgens op Opties te klikken. Ga vervolgens naar Opties voor Outlook en klik op Agenda. Ga daar het onderdeel Opties weergeven en zet een vinkje voor de Weeknummers weergeven in de maandweergave en in de datumnavigator.

Het is in Outlook 2010 mogelijk om e-mailberichten op een geheel nieuwe manier weer te laten geven, namelijk als discussies. Zet hiervoor via het tabblad Beeld de optie Weergeven als discussies aan. Het resultaat is dat e-mailberichten in het vervolg gegroepeerd worden weergegeven op basis van het onderwerp. Ook berichten uit andere mappen die op de discussie betrekking hebben worden daarbij getoond. Outlook 2010 laat alleen de nieuwste berichten zien, maar je kunt de discussie uitklappen om oudere berichten te lezen. Zo kun je beter overzicht houden.

3. Voeg verschillende elektronische handtekeningen toe

Wanneer je zowel zakelijk als privé via Outlook 2010 mail verstuurt, kan het van pas komen om verschillende handtekeningen onderaan berichten te gebruiken. Als je een persoonlijke handtekening wilt toevoegen, ga je binnen een nieuw bericht naar Handtekening en dan naar Handtekeningen. In dit scherm kun je nieuwe handtekeningen aanmaken, die je hierna binnen berichten bij Handtekening kunt selecteren. Eventueel kun je ook elementen als elektronische visitekaartjes, hyperlinks en afbeeldingen in je handtekening zetten.

4. Outlook verbinden met sociale netwerken

Via de (gratis) plugin van Xobni ^[1]kun je Outlook laten verbinden met sociale netwerken als Facebook en LinkedIn. Hierdoor krijg je direct het profiel (inclusief foto) van een contactpersoon te zien, ook al staat deze niet in je contactenlijst. De gratis versie biedt daarnaast handige statistieken, zodat je precies weet hoe vaak en met wie je mailt en gesprekshistorie te zien krijgt. In de Pro-versie, die $ 7,99 per maand kost, kun je sneller door e-mail zoeken en geeft het programma zelf aanvul-suggesties wanneer je iets in het Aan… veld typt. Beide versies kennen een bijbehorende BlackBerry app^[2] die het mailen vanaf de smartphone vergemakkelijkt. Belangrijk om te weten is dat Outlook 2010 ook zelf het verbinden met sociale netwerken^[3] ondersteunt.

5. E-mail verwijderen met één muisklik

Het is Outlook al sinds jaar en dag zo dat je in Outlook eerst een mailtje moet selecteren en daarna pas via de Delete-knop (of de knop met het kruisje voor verwijderen) kunt indrukken. Je kunt niet instellen dat je mailtjes verwijdert bijvoorbeeld met behulp van de middelste muisknop (de knop van het wieltje), maar dat kan wel met een zogenaamd AutoHotkey-script. Dit script^[4] kun je zo configureren dat het een linkermuisklik en de combinatie CTRL + D naar Outlook verstuurt wanneer je met de middelste muisknop in Outlook gebruikt. Het is simpel, slim en werkt subliem.

AutoHotkey^[5] is een gratis programmaatje voor Windows dat verschillende taken kan auotmatiseren. Een handleiding voor de software vind je bij LifeHacker^[6].

6. Automatisch e-mail sluiten na een antwoord

Als je in Outlook 2010 een e-mailtje opent om deze te beantwoorden of door te sturen, blijft het oorspronkelijke bericht open staan na het beantwoorden of doorsturen. Als je dagelijks tientallen e-mails moet beantwoorden, gaat dit onherroepelijk ten koste van je productiviteit. (Misschien blijft het secondenwerk, maar toch.)

Om ervoor te zorgen dat een e-mailbericht gesloten wordt nadat een mail is beantwoord of doorgestuurd, klik je op Bestand en dan ga je naar Opties. Hierna kies je links voor E-mail en scroll je door naar Antwoorden en doorgestuurde berichten. Plaats vervolgens een vinkje bij Oorspronkelijk berichtvenster sluiten bij beantwoorden of doorsturen. Vergeet niet om deze wijziging onderaan te bevestigen door op OK te klikken.

7. Screenshot invoegen

Outlook 2010 heeft het enorm eenvoudig gemaakt om een openstaand venster of bijvoorbeeld een gedeelte van het bureaublad als afbeelding in een e-mail bij te voegen. Ga hiervoor naar het tabblad Invoegen, klik hier op Schermafbeelding en vervolgens voor het type screenshot. Met een Beschikbaar venster stuur je een afbeelding van het venster mee wat op dit moment openstaat. Dat kan bijvoorbeeld Word, iTunes of Firefox zijn. Met Schermopname kun je zelf ergens een gedeelte van het scherm selecteren, waarna Outlook een foto hiervan maakt en deze als bijlage meezendt in de e-mail.

8. E-mail terughalen

Wanneer zowel jij als de ontvanger van de e-mail aangesloten zijn op een Microsoft Exchange server, kun je de e-mail die je per ongeluk hebt verstuurd nog terughalen. Dit kan enorm handig zijn wanneer je een mail bijvoorbeeld naar de verkeerde persoon hebt verstuurd. Ga hiervoor naar Verzonden items en klik op de mail die je ongedaan wilt maken. Ga nu naar Acties en kies dan voor Bericht intrekken. Vink vervolgens aan Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen. Eventueel kun je het bericht ook bewerken of opnieuw zenden vanuit dit scherm.

9. Automatisch laten legen van de prullenbak

Je kunt eens in de zoveel tijd in Outlook zelf je verwijderde items opschonen, maar je kunt het systeem het ook automatisch voor je laten doen. Ga hiervoor naar Bestand, Opties en kies in het submenu Geavanceerd voor de optie voor het automatisch legen van de verwijderde e-mails bij het afsluiten van de applicatie.